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Comment manager vos collaborateurs en période de confinement ?

 

Lorsque vous et toute votre équipe êtes brusquement obligés de travailler à domicile ?

Bonne nouvelle, même dans ce contexte, les fondamentaux du management restent les mêmes. Pour stimuler l’engagement et la contribution de vos collaborateurs, il convient de les sécuriser, de les associer et de veiller à leur développement professionnel.

Fondamentaux qui doivent toutefois être animés, dans ce contexte stressant, par une idée directrice : que chacun de vos collaborateurs sente que l’entreprise et vous, son manager direct, vous souciez sincèrement de lui et de son bien-être. Que vous lui faîtes confiance, qu’il y a une certaine stabilité dans son environnement de travail, mais aussi un réel espoir que la situation s’améliore rapidement.

Au-delà, voici comment, pratiquement, sécuriser, associer et contribuer au développement de vos collaborateurs dans cette situation.

Sécuriser dans ce contexte

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Sécuriser un collaborateur, c’est lui montrer qu’il compte pour vous et que vous lui faites confiance. C’est s’assurer qu’il sait précisément ce qui est attendu de lui et connaît les règles à respecter ; qu’il dispose des moyens nécessaires pour faire son travail et qu’il se sent capable de le réaliser. C’est lui démontrer que vous êtes disponible et prêt à le soutenir en cas de difficulté. 

Votre action, comme manager, est essentielle au début du confinement, pour rassurer chaque collaborateur. Considérez qu’il est probablement, comme beaucoup, inquiet : sur son état de santé et celui de ses proches, sur la pérennité de son emploi, sur sa capacité à travailler à distance, sur la manière de gérer cette période sur le plan personnel, sur la durée du confinement…, donc :

1.Le questionner avec empathie pour découvrir son état intérieur et ce qui le préoccupe dans cette situation. L’écouter, reformuler ce qu’il dit d’important, le rassurer, s’il y a lieu, avec les éléments factuels dont vous disposez. Partagez votre vision de l’avenir.

2.Veillez à ne pas lui mettre de pression côté travail. Que ce qui est attendu de lui professionnellement ne rajoute pas à ses inquiétudes.

Pour cela :

a/ Le questionner calmement sur ses nouvelles conditions de travail à domicile, comment il est installé, le nombre d’heures qu’il peut raisonnablement consacrer à son activité professionnelle, les moments de la journée où il pourra le faire tranquillement, comment il pourra prendre soin de son bien-être.

b/ Réfléchir avec lui à ce qui est le plus important dans ses tâches actuelles. Convenir ensemble sur lesquelles se concentrer. Définir avec lui des objectifs raisonnables de résultats et de délais.

c/ Lui demander de prendre le temps d’identifier ce dont il a besoin pour mener ces activités à bien (dossiers, contacts, accès, informations, matériels…). Vous assurer alors que ses besoins seront satisfaits.

d/ Vérifier que ses moyens de communication sont adéquats pour la période. Organiser une assistance technique si ce n’est pas le cas et une formation, s’il a des difficultés pour les maîtriser.

e/ Convenir avec lui d’une ou deux plages horaires quotidiennes où vous pourrez communiquer si besoin sur des questions techniques, mais aussi d’un moyen de vous parler en cas d’urgence (par exemple, via un SMS).

f/ Décider d’un moment où, chaque jour, vous échangerez rapidement (< 5’) sur la couleur de vos cieux intérieurs.

Remarque : les points ci-dessus sont incontournables au début du confinement. Les points 1, 2b et 2c sont à répéter, en régime de croisière, si vous sentez dans vos entretiens flash quotidiens que votre collaborateur semble perdre pied.

Associer dans ce contexte

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Associer un collaborateur, c’est lui montrer qu’il compte pour l’équipe, que son travail est important pour tous. C’est veiller à suivre régulièrement la progression de ses activités. C’est le consulter sur les décisions importantes. C’est avoir des moments d’échange fréquents avec le reste de l’équipe pour partager anecdotes, nouvelles, résoudre les problématiques communes, célébrer les succès. 

Donc :

  • Convenir avec lui de points réguliers hebdomadaires (30’) pour partager tranquillement sur son vécu actuel, les tâches en cours, résoudre les éventuelles difficultés, partager les nouveautés depuis la dernière réunion virtuelle de l’équipe.
  • Organiser une fois par semaine une visio conférence conviviale avec toute l’équipe, pour partager les résultats de la semaine, les nouvelles de chacun, les informations intéressantes de la période, les perspectives pour les semaines à venir.
  • Lui dire au moins une fois par semaine votre reconnaissance pour ce qu’il réalise dans des conditions difficiles.
  • Exprimer rapidement (pour que cela n’affecte pas, à votre insu, la relation) et de manière constructive vos éventuelles insatisfactions en cherchant avec lui leurs causes et les moyens pour qu’elles ne se manifestent plus.

Contribuer au développement dans ce contexte

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Contribuer au développement d’un collaborateur, c’est lui permettre de découvrir ses talents, d’acquérir de nouvelles compétences, de renforcer son estime de lui-même. 

Dans le contexte de confinement, cette contribution est plus difficile car il ne s’agit pas de risquer d’insécuriser votre collaborateur en lui proposant des défis qu’en temps normal il pourrait relever. Il s’agit plutôt de le laisser dans sa zone de confort en termes de compétences, mais aussi d’intensité de travail.

Toutefois, ces circonstances exceptionnelles peuvent être l’occasion de découvrir des talents inconnus chez votre collaborateur. Veillez alors, à lui en faire part et à l’aider à les exploiter le plus souvent possible.

 

En résumé, en période de confinement, l’essentiel est de rassurer les collaborateurs. En veillant à ce qu’ils sentent qu’ils comptent pour vous et pour l’entreprise. En  leur faisant confiance et en valorisant leurs efforts. En allégeant les procédures, en évitant la réunionite. En étant présent et disponible, sans être hyper réactif. En ne leur mettant pas de pression contre-productive, en les soutenant en cas de difficulté. En étant transparent. En maintenant une vie d’équipe.

Et bien sûr prenez soin de vous ! Votre calme et votre bonne humeur sont indispensables pour le bien-être de vos collaborateurs. Seul un rythme raisonnable de travail vous permettra de les dispenser durablement.

 

 

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