Pour vous manager débutant, les premiers mois de votre prise de poste sont cruciaux. Jusque-là salarié de terrain, vous devez maintenant exercer un métier que vous connaissez peu (l’encadrement d’une équipe) – tout en gardant souvent une activité importante de production.

Cette nouvelle fonction vous a généralement été confiée rapidement, sans insister sur l’importance du rôle d’encadrement. Vous imaginez alors qu’il s’agit essentiellement d’une promotion. Vous réalisez rarement être engagé dans un nouveau métier. Celui de manager qui est, comme l’affirmait Peter Drucker*, l’élément dynamique, celui qui donne vie à une entreprise. Celui sans qui les moyens de production restent des moyens, mais ne produisent pas.

Celui de manager de personnes, manager dont le rôle est d’obtenir les résultats convenus avec sa hiérarchie, en faisant travailler ensemble des gens de motivations et de compétences différentes.

Manager qui doit, en plus, dans le contexte économique actuel, créer les conditions pour que ses collaborateurs s’impliquent pleinement dans leur mission. A l’activité d’organisation et de suivi qu’il conserve s’ajoute celle plus complexe – car plus psychologique que technique – d’animateur et de coach des membres de son équipe.

Cela suppose souvent de sa part – donc de la vôtre qui démarrez dans ce rôle – des remises en question importantes. Car, venant généralement du terrain, vous étiez jusque-là centré sur vous et vos performances. Vous avez maintenant à vous préoccuper de collaborateurs. Prendre l’habitude de vous intéresser à eux ; d’écouter et prendre en compte leurs besoins et leurs difficultés ; d’accepter leurs différences ; de les consulter et de les associer aux décisions ; de veiller à leur développement professionnel.

Pour parvenir à cela, vous allez devoir développer progressivement trois attitudes :

  • Celle d’un responsable : de l’atteinte des objectifs du service ; mais aussi du bien-être, de la performance et du développement de vos collaborateurs.
  • Celle d’un coach qui s’intéresse à eux, à leurs besoins, leurs centres d’intérêt, leurs aspirations, leur évolution…
  • Celle d’un partenaire dialoguant avec des professionnels compétents et impliqués.

Or ce développement prend du temps et demande les efforts qu’exige une formation adaptée. 

Pour éviter de tomber dans les erreurs habituelles des débutants et de risquer de vous sentir déstabilisé et illégitime , il est essentiel que vos premiers mois dans l’équipe soient soigneusement préparés et accompagnés.

 

Comment réussir votre prise de poste ?

 

  • En vous organisant avant votre entrée en fonction pour réussir vos premières semaines. Car ce sont celles où collaborateurs et hiérarchie se feront une première impression ; celles où les bonnes habitudes pourront plus facilement être prises.
  • Puis, passées les premières semaines en poste, en vous formant et en étant accompagné pour, progressivement, prendre les rênes de l’équipe.

3 périodes-clés pour réussir votre entrée en fonction 

 

1 – Le mois précédant la prise de poste :

  • Connaître les principes-clés en management : en lisant et en parlant avec des managers appréciés par leurs collaborateurs.
  • Rencontrer votre prédécesseur pour découvrir : l’activité et les objectifs du service, le profil des collaborateurs : leur état d’esprit, leurs objectifs annuels, leurs conditions optimales de fonctionnement… ; les réunions et entretiens qu’il anime régulièrement avec eux ; les actions en cours, les urgences à traiter, les contraintes à respecter, les gens utiles à l’extérieur du service, ses souhaits pour le passage de témoin…
  • Définir avec votre futur N+1 une feuille de route pour les 3 premiers mois : connaître ses attentes et la raison d’être de l’activité, préciser les objectifs et les ressources à disposition ; organiser la première rencontre avec l’équipe ; convenir de la fréquence et du contenu des reportings ; être au fait des sujets sensibles…
  • Réfléchir et prendre conseil, si certains des futurs collaborateurs sont d’anciens collègues, à la manière de partir du bon pied avec eux.
  • S’entraîner à la conduite des deux premières situations importantes de votre prise de poste : la réunion de présentation mutuelle avec l’équipe et l’entretien avec chaque collaborateur.
  • Si non expert des domaines maîtrisés par les futurs collaborateurs, trouver avec votre N+1 la bonne manière de se positionner.
  • Définir votre plan d’action pour votre premier mois en poste.

2 – Le mois de la prise de poste :

  • Dans les premiers jours de l’arrivée, provoquer une réunion avec l’équipe, animée idéalement par votre N+1, pour vous présenter et dire ce que vous avez appris et apprécié dans vos fonctions précédentes. Mais aussi pour demander à chaque collaborateur de parler de lui et de vous poser les questions qu’il souhaite. Enfin pour définir ensemble le mode de fonctionnement et le calendrier du mois à venir.
  • Commencer une formation à la pratique des fondamentaux du management.
  • S’entretenir avec chaque collaborateur pour découvrir : ce qu’il aime et sait bien faire ; son rôle dans l’équipe et ce qu’il souhaiterait apporter ; ce qu’il sait de l’entreprise, de ses objectifs, de sa stratégie, de ses valeurs ; le sens pour lui et l’importance de son travail ; ses motivations, ses talents, ses attentes, ses enjeux personnels dans le poste, ses priorités, ses contraintes, ses souhaits d’évolution ; ses recommandations d’améliorations « 360° ». Et pour répondre à ses questions.
  • Etre au service de vos collaborateurs et ne faire aucune critique ; leur apporter modestement votre aide, chaque fois que possible.
  • Rencontrer votre N+1 régulièrement pour recueillir ses observations et partager questions et étonnements.
  • Faire un point détaillé avec lui, à la fin du mois, sur la feuille de route convenue.

3 – Les deux mois suivants :

  • Terminer votre formation à la pratique des fondamentaux du management.
  • Mener régulièrement réunions de travail avec l’équipe et points individuels avec chaque collaborateur ; proposer et solliciter des « feedbacks » autant que nécessaire.
  • Sécuriser, associer et veiller au développement de vos collaborateurs : en habitant votre rôle, en étant centré sur eux, en les traitant en partenaires (cf. fondamentaux du management).
  • Rencontrer votre N+1 à la fin de chaque mois pour suivre l’avancée de la feuille de route et l’adapter si nécessaire.
  • Partager un rapport d’étonnement positif avec vos collaborateurs, décrivant vos bonnes surprises et les questions que vous vous posez.
  • Réfléchir avec eux à des améliorations possibles via, par exemple, un projet fédérateur.

 

Remarque

Plusieurs de ces dispositions s’appliquent aussi à un manager non débutant arrivant à la tête d’une nouvelle équipe.

Conclusion

En respectant les conditions ci-dessus, vous établissez rapidement une relation de confiance et de coopération avec vos collaborateurs. Vous installez ainsi les fondations d’une réussite durable dans votre nouveau rôle.


  • Peter Drucker, considéré par beaucoup comme le « Pape » du management aux USA, pendant près de 60 ans. Economiste, professeur d’université, homme d’affaires… (1909, 2005)

 

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