Exemple de déroulement d’un entretien réussi pour confier un travail

 

Un équipementier automobile veut mettre en place des points individuels réguliers entre managers et collaborateurs. Les échelons supérieurs le font à leur niveau. Il faut maintenant que les managers terrain le déclinent avec leurs collaborateurs

Voyons comment Pierre, l’un des cadres de cet équipementier, a confié cette mission à Laura, l’une de ses collaboratrices, manager de premier niveau.

En entretien, Pierre veille toujours à être disponible et attentif à ses collaborateurs. Laura s’assied face à lui et ils échangent quelques propos conviviaux, puis Pierre aborde le sujet des points individuels.

L’objectif de Pierre est que Laura comprenne l’avantage de mettre en place les points individuels au sein de son équipe.

Pierre : Je voulais voir avec toi si tu serais d’accord pour mettre en place une nouvelle manière d’améliorer notre management, via la mise en place de points individuels réguliers avec chaque collaborateur.

Analyse : Pierre amorce la discussion en allant directement au but, mais en mettant en avant la nouveauté dans sa proposition. Il sait en effet que Laura aime ce qui sort des sentiers battus.

Laura : Qu’entends-tu par points individuels ?

Analyse : Laura, dans de bonnes dispositions, cherche à comprendre de quoi Pierre veut parler.

Pierre : Passer une demi-heure à une heure avec chacun de tes collaborateurs, une fois par mois en moyenne, afin de sentir comment ils vont, ce dont ils auraient besoin pour que les choses se passent mieux pour eux, et faire le point sur les projets en cours.

Laura : Un peu comme on le fait tous les deux ?

Pierre : Tout à fait !

Laura, véhémente : Là vraiment je ne me vois pas mettre cela en place ! Mes collaborateurs sont déjà tous submergés par la production. Je ne vais pas leur demander de consacrer une demi-heure ou une heure de leur temps chaque mois à parler de choses que nous évoquons de toute façon au besoin de façon informelle ! »

Analyse : Laura, ayant compris ce que souhaite son responsable, prend clairement position.

Pierre : Tu as le sentiment que ce serait une perte de temps pour eux et pour toi ?

Analyse : Pierre reformule alors tranquillement le ressenti et la position de Laura.

Laura : Tout à fait !

Pierre : Je te comprends, j’ai eu exactement la même réaction quand on m’a proposé de le faire !

Analyse : Pierre rassure Laura sur la validité de son point de vue.

Laura :  Oui, on est en surcharge et je ne vois pas comment vendre cela en plus aux membres de l’équipe.

Pierre : Donc l’autre souci est que tu crains des réactions très négatives de tes collaborateurs si tu leur proposes de perdre une heure de leur temps afin de discuter de choses dont vous auriez déjà parlé.

Laura : Exactement !

Pierre : Je comprends. Serais-tu intéressée si je partageais mon vécu avec toi – tant concernant l’annonce de ces entretiens, que du point de vue de ce que leur tenue m’a apporté – après quelques mois d’expérimentation ? »

Analyse : Ayant reformulé tranquillement les objections et les ressentis de Laura, reconnaissant même les avoir vécus, Pierre rassure Laura et la traite en partenaire. Laura, se sentant écoutée et comprise concernant ses ressentis et ses positions, est maintenant disponible et ouverte pour écouter ce que Pierre trouve de précieux dans ces points individuels.

Curieuse et intéressée par ce qui est nouveau, elle est alors facilement convaincue des avantages apportés par ces points et décide spontanément de les mettre en place. Pierre et Laura conviennent alors de la manière pratique d’avancer et définissent un mini plan d’action pour que tout se passe bien.

En confiant un travail, un manager peut motiver, ou démotiver un collaborateur !

  • Le motiver en lui montrant en quoi le travail proposé est important, à qui il est utile, comment il peut l’intéresser
  • Le démotiver si le collaborateur a le sentiment que son manager cherche à se débarrasser d’un boulot ennuyeux

Ensuite, si le manager écoute ses préoccupations (et en les reformulant pour montrer son attention et son ouverture au point de vue de son collaborateur), en l’aidant à leur trouver des réponses et en lui laissant définir comment il va procéder, on observe souvent que le collaborateur s’approprie spontanément le nouveau travail.

Enfin, il est important de convenir, au cours de l’entretien, d’une date de suivi des décisions prises. Par exemple lors de votre point régulier avec votre collaborateur…

Pour en savoir plus : Confier un travail pour qu’il soit bien fait sans avoir à relancer.

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